Публікації

ДСТУ 4163:2020: ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ


ДСТУ 4163:2020: ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ 
ДСТУ 4163:2020: ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, зокрема на:
а) організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
b) розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження); 
c)інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

ОБОВЯЗКОВІ РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТУ
Документи, що їх створюють юридичні особи, обов’язково повинні мати такі реквізити: 
•найменування юридичної особи,
•назва виду документа (не зазначають на листах), 
•дата документа,
•реєстраційний індекс документу,
•заголовок до тексту документа,
•текст документа, 
•підпис (для електронних документів - електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису)

НАЙМЕНУВАННЯ ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ
Найменування юридичної особи має відповідати повному найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про юридичну особу. Нижче повного найменування (окремим рядком у центрі) розміщують скорочене найменування юридичної особи, якщо його офіційно зафіксовано в положенні (статуті). Скорочене найменування зазначають у дужках або без них.
Для написання найменування юридичної особи використовуються великі та малі літери.

ДОВІДКОВІ ДАНІ ПРО ЮРИДИЧНУ ОСОБУ
Довідкові дані про юридичну особу мають містити таке: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, адресу офіційного вебсайту тощо). Ці дані розміщують нижче найменування юридичної особи або структурного підрозділу.
Реквізити поштової адреси зазначають згідно з постановою Кабінету Міністрів України у такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.
Приклад: вул. Житомирська, буд. 23, с. Токарів, Новоград-Волинський р-н, Житомирська обл., 11754

МІСЦЕ СКЛАДЕННЯ ДОКУМЕНТА
Місце складення документа зазначають на всіх документах, окрім листів.
Місце складення документа розміщують на рівні або нижче реквізитів "Дата документа” чи "Реєстраційний індекс документа”.
Місце складення документа має відповідати найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014 
Наприклад: м. Дніпро; смт Гостомель Київської області; с-ще Степове; Фастівського району Київської області; с. Березівка Макарівського району Київської області.
Однак, у разі зазначення в цьому реквізиті столиці «Київ» скорочення «м.» не застосовують.

ОФОРМЛЕННЯ  АДРЕСАТІВ
У разі адресування документа юридичній особі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їхні найменування подають у називному відмінку.
У найменуванні адресата допустимо зазначати скорочене найменування юридичної особи.
У разі адресування документа керівнику юридичної особи або його заступнику найменування юридичної особи має бути складовою частиною найменування посади адресата, яке зазначають у давальному відмінку.
Якщо документ адресують керівнику структурного підрозділу юридичної особи, то найменування юридичної особи зазначають у називному відмінку, а посаду, власне ім’я та прізвище адресата - у давальному.
Документ не може мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія” перед зазначенням найменувань другого, третього, четвертого адресата не ставлять. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складають список розсилання, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.
Якщо документ адресують фізичній особі, спочатку зазначають власне ім’я та прізвище адресата в давальному відмінку, потім – поштову адресу.

ДАТУВАННЯ 
Датуванню підлягають усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме: віза, резолюція, відмітка про засвідчення копії документа, відмітка про надходження документа до юридичної особи, відмітка про виконання документа та відмітка про ознайомлення з документом.
Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом.

РЕКВІЗИТ «ПІДПИС»
Підпис має містити найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис (окрім електронних документів), ВЛАСНЕ ІМ’Я І ПРІЗВИЩЕ. Крім того, ПРІЗВИЩЕ (У СКЛАДІ БУДЬ-ЯКОГО РЕКВІЗИТУ) ДРУКУЄТЬСЯ ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ. Ініціали особи, використання яких передбачалось в ДСТУ 4163:2003, наразі не використовуються.

ТЕКСТ ДОКУМЕНТУ
Документи складають державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Документи ж, адресовані державним органам, складають лише українською мовою.
Для друкування текстів документів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів.
Допустимо використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізитів "Довідкові дані про юридичну особу”, "Код юридичної особи”, "Відомості про виконавця документа”, виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа тощо.
 Текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1 міжрядковий інтервал. Під час оформлення документів, за потреби, можна застосовувати інші міжрядкові інтервали.

Звертаємо увагу:
Після прийняття ДСТУ 4163:2020 не вносились зміни до:
•Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях,
•до типових форм документів, якими затверджені типові форм первинної облікової документації зі статистики праці,
•Цивільного кодексу України щодо дійсності/недійсності документу,
•Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» щодо зміни ознак первинного бухгалтерського документу та  інших  нормативно-правових  документів.
Отже, підприємство може й надалі застосовувати затверджені типові форми наказів. Роботодавець не буде нести за це відповідальності.
Водночас, роботодавець може адаптувати типові форми відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020. 

Щодо чинності/нечинності документу в разі недотримання Стандарту
Частина 2 статті 23 Закону України «Про стандартизацію» говорить про те, що «Національні стандарти та кодекси усталеної практики застосовуються на добровільній основі, крім випадків, якщо обов’язковість їх застосування встановлена нормативно-правовими актами». 
В переліку «Національних стандартів на які є посилання у нормативно-правових актах» (відповідно до сайту  ДП«Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» ) ДСТУ 4163:2020 не зазначається. 
Частиною 2 статті 15 Господарського кодексу України визначено, що застосування стандартів чи їх окремих положень є обов'язковим для суб'єктів господарювання, якщо обов'язковість застосування стандартів чи кодексів усталеної практики установлено нормативно-правовими актами.

Таким чином, використання ДСТУ 4163:2020 є добровільним, адже  відсутній нормативно-правовий акт,  який вказує на обов’язковість його застосування. 

Інші публікації


Юридичні послуги Київ | Юридична допомога Київ | Послуги юриста Київ | 2010- | Копіювання матеріалу сурово заборонено